Inspección de Trabajo por el registro horario: qué piden

Que la Inspección de Trabajo llame a tu puerta por el registro horario no es una hipótesis lejana: es uno de los focos de control más habituales de los últimos años. La buena noticia es que, si lo tienes bien montado, se resuelve en minutos. Te contamos qué piden exactamente y cómo llegar preparado.

¿Cómo actúa la Inspección con el registro de jornada?

La Inspección puede actuar por denuncia (de un trabajador o de un sindicato), dentro de una campaña planificada o de oficio. La actuación puede ser una visita al centro de trabajo sin previo aviso o un requerimiento de documentación. En ambos casos, el registro de jornada debe estar disponible en el propio centro de trabajo y accesible en el momento: no vale decir «lo tengo en la gestoría, ya se lo mando».

Qué documentos pide la Inspección

• Los registros diarios de jornada de cada trabajador, con hora de inicio y de fin, de los últimos cuatro años.
• Los totales, normalmente en resúmenes mensuales por persona.
• Los contratos y la jornada pactada, para contrastar lo fichado con lo acordado (a tiempo completo o parcial).
• El resumen de horas extraordinarias realizadas y su comunicación a la representación de los trabajadores.
• En su caso, el acuerdo o pacto sobre el sistema de registro con la representación legal.

Sobre todo, el inspector comprueba que el registro sea objetivo, fiable y accesible, tal y como exige el Criterio Técnico CT 101/2019. Un registro que se pueda editar sin rastro —el clásico Excel— levanta sospechas de inmediato, porque no garantiza que las horas sean las reales.

Qué sanciones hay si algo falla

No tener registro, tenerlo incompleto o no poder acreditarlo es una infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS. Las sanciones van desde 751 € hasta 7.500 €, según la gravedad, y se aplican por empresa o centro de trabajo, no por trabajador afectado. A eso puede sumarse el descubrimiento de horas extra no cotizadas, con su propia liquidación a la Seguridad Social.

Cómo llegar preparado a una inspección

• Registro digital e inalterable, con hora real de cada fichaje.
• Datos accesibles al instante y exportables en el formato que pidan.
• Cuatro años de histórico conservado y localizable.
• Coherencia entre lo fichado, los contratos y las horas extra comunicadas.

Con un sistema digital, todo esto está resuelto de serie: cuando llega el requerimiento, exportas y entregas. Y de cara a la reforma que viene, ya cumples con el registro digital accesible en tiempo real que se va a exigir.