Cómo registrar las horas extra legalmente

Pagar horas extra sin registrarlas bien es uno de los errores que más caro salen en una inspección. Y no porque hacerlo cueste, sino porque la mayoría de empresas no sabe que la ley exige tres cosas a la vez: registrarlas, retribuirlas y comunicarlas. Te explicamos cómo cumplir con las tres sin complicarte.

¿Qué se considera una hora extra?

Según el artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores, es hora extraordinaria cada hora de trabajo que se realiza por encima de la jornada ordinaria pactada (por convenio o contrato). Son, salvo pacto en contra o fuerza mayor, voluntarias, y tienen un tope legal de 80 horas al año por persona. No cuentan para ese tope las que se compensan con descanso dentro de los cuatro meses siguientes ni las de fuerza mayor.

Sin registro de jornada no hay horas extra que valgan

Aquí está la clave: las horas extra solo existen si puedes demostrarlas, y la única forma de demostrarlas es el registro de jornada obligatorio. El artículo 34.9 del Estatuto obliga a registrar el inicio y el fin de la jornada de cada trabajador día a día; ese registro es exactamente lo que permite calcular cuántas horas se han hecho de más. Sin él, ni la empresa ni el trabajador pueden acreditar nada ante la Inspección o ante un juez.

Dicho de otra forma: el registro diario es la base contable de las horas extra. Si tu sistema no refleja la jornada real —porque va en papel, en un Excel que se rellena a posteriori o «a ojo»—, no tienes con qué justificar las horas extra que pagas… ni con qué defenderte de las que te reclamen.

Los tres pasos para registrar horas extra de forma legal

• 1. Regístralas día a día. Cada hora extra debe quedar anotada en el registro de jornada, con su fecha, diferenciada de la jornada ordinaria.
• 2. Abónalas o compénsalas. Se pagan (nunca por debajo del valor de la hora ordinaria; el convenio suele fijar un recargo) o se compensan con tiempo de descanso dentro de los cuatro meses siguientes. Si el convenio no dice nada, se entienden compensadas por descanso.
• 3. Comunica el total mensual. La empresa debe informar a la representación legal de los trabajadores del número de horas extra realizadas cada mes, con copia del resumen.

Y todas cotizan a la Seguridad Social, tanto las abonadas como —en su cotización específica— las de fuerza mayor.

Qué pasa si las registras mal (o no las registras)

No llevar el registro de jornada, o llevarlo de forma que no refleje las horas reales, es una infracción grave según la LISOS, con sanciones que van de varios cientos a varios miles de euros por empresa. A eso se suma el riesgo laboral: si un trabajador reclama horas extra impagadas y tú no tienes un registro fiable, la falta de prueba juega en tu contra.

Además, la reforma del registro horario que se está tramitando apunta a exigir sistemas digitales, inalterables y accesibles en tiempo real para la Inspección. Si llega a aprobarse, el control de horas extra en papel o en hoja de cálculo se quedará corto.

La forma sencilla de tenerlo bajo control

Con un registro digital, las horas extra se calculan solas: el sistema compara la jornada fichada con la pactada y te dice, por persona y por mes, cuántas horas de más se han hecho. Sin cuadrar Excels ni discusiones sobre quién apuntó qué.